Il contenuto dell’obbligo di adeguata verifica della clientela, previsto dall’art. 18 del D.Lgs. 231/2007, stabilisce quali sono le attività a cui il professionista deve adempiere: un obbligo che non deve limitarsi ad una valutazione del rischio di riciclaggio iniziale del cliente ma che deve necessariamente estendersi per l’intera durata del rapporto lavorativo. Non è sufficiente, dunque, provvedere alla sola identificazione del cliente ma l’adeguata verifica si configura come un procedimento più ampio che comprende, all’inizio del rapporto professionale, un’attivazione del professionista per raccogliere informazioni su cliente, titolare effettivo e tipologia di prestazione professionale richiesta e poi, una volta assunto l’incarico dal cliente, lo svolgimento di un controllo costante sul “rapporto d’affari”.
Il passaggio da un semplice obbligo di identificazione della clientela ad un più esteso dovere da parte dei destinatari di“customer due diligence” da espletarsi per mezzo di più ampie informazioni e di un monitoraggio continuo sul rapporto con i clienti, comporta lo spostamento dell’attenzione dalla sola acquisizione dei dati identificativi al rapporto stesso tra cliente e professionista. Il D.Lgs. 231/2007 sottolinea come l’intensità e l’estensione degli obblighi antiriciclaggio debbano essere modulati secondo il grado di rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo associato al tipo di cliente, alla presenza o meno di un rapporto continuativo, alla tipologia di prestazione/incarico professionale; al professionista è, pertanto, attribuito l’esercizio di un certo grado di discrezionalità nella scelta dei mezzi e delle procedure che assicurino un’adeguata conoscenza della clientela. Al processo di profilazione si aggiunge, dunque, quello di “monitoraggio” fondato su sistemi valutativi e processi decisionali periodicamente verificati e aggiornati.
Il controllo costante risponde alla duplice esigenza di mantenere aggiornato non solo il profilo del cliente ma anche di individuare elementi di incongruenza che possono costituire anomalie rilevanti ai fini di specifici adempimenti (adozione di misure rafforzate di adeguata verifica, segnalazioni di operazioni sospette, astensione dall’esecuzione dell’operazione o dalla prosecuzione del rapporto). Il controllo costante si esercita attraverso l’esame della complessiva operatività del cliente, avendo riguardo sia ai rapporti continuativi in essere, che alle operazioni specifiche eventualmente disposte, nonché mediante l’acquisizione di informazioni aggiornate ai fini della corretta identificazione del cliente e del titolare effettivo.
Analizzando le transazioni concluse durante tutta la durata del rapporto, come previsto dall’art.19, comma 1, lett. c), il professionista ha la possibilità di verificare la compatibilità di tali transazioni con la conoscenza che ha del proprio cliente, delle sue attività commerciali, del profilo di rischio e della liceità dei fondi impiegati. Presumibilmente la ratiodi tale controllo risiede nella necessità di appurare la compatibilità con quanto dichiarato in fase di avvio (ovvero di adeguata verifica) della relazione verificando se le operazioni effettuate dal cliente sono compatibili con il suo profilo patrimoniale o, al contrario, se le stesse sono state effettuate con fondi di provenienza illecita. Per tale motivo si è osservato che l’obbligo di controllo costante assume maggiore rilievo con riferimento a tutti quei rapporti protratti nel tempo e caratterizzati da una serie di prestazioni non sempre collegate tra loro, anche se compiute all’interno dello stesso rapporto professionale.
La norma lascia un certo margine di discrezionalità al professionista nella scelta delle procedure e dei mezzi idonei allo svolgimento della funzione di controllo descritta, ma l’approccio basato sul rischio che caratterizza l’intera normativa antiriciclaggio comporta inevitabilmente che la periodicità del controllo debba essere definita caso per caso avendo cura di applicare controlli più rigorosi e frequenti al crescere del livello di rischio-riciclaggio connesso al cliente. Al termine del controllo sarà necessario aggiornare i documenti e le informazioni detenute nel fascicolo della clientela integrandolo con le nuove informazioni acquisite, modificare eventualmente il profilo di rischio associato al cliente e, conseguentemente, la periodicità del controllo e la tipologia di adeguata verifica applicata fino ad arrivare ai casi estremi di segnalazione di operazione sospetta e cessazione del rapporto instaurato con il cliente; in caso di controllo da parte della Guardia di Finanza è, infatti, necessario e raccomandato esibire della documentazione che attesti il monitoraggio periodico effettuato su ciascun soggetto.